DESCRIPTIF DU POSTE

Assurer l’accueil physique et/ou téléphonique des patients et usagers, le traitement et/ou la facturation des dossiers externes et d’hospitalisations.

L’ensemble de ces opérations administratives est à réaliser dans le respect des procédures d’identitovigilance, d’admissions et de facturation.

MISSIONS DU POSTE

• Accueillir, informer, conseiller nos différents publics en se référant à la réglementation et aux procédures en vigueur.
• Enregistrement administratif des patients en s’assurant de l’exhaustivité et de la fiabilité des données saisies (affiliation, carte vitale, assurance complémentaire…).
• Récupérer, contrôler et scanner les documents administratifs dans le strict respect des consignes d’identito-vigilance et de confidentialité.
• Repérer les situations sociales difficiles et faire le lien avec la PASS et le service social.
• Utilisation du logiciel SI-VIC (logiciel qui permet la gestion des catastrophes ou évènements importants) et maintien permanent des connaissances opérationnelles
• Orientation vers les interlocuteurs compétents
• Activités de back-office (mise à jour de dossiers, demande de pièces complémentaires, traitement de mails…)
• Contact avec les organismes tiers payeurs
• Contact physique et téléphonique avec les patients, les services d’hospitalisation et les secrétariats médicaux
• Polyvalence possible sur les différents secteurs d’accueil-admission (organisation définie par l’encadrement)
• Gestion administrative liée aux décès, en relation avec les services de soins : vérification et validation des éléments administratifs avec délégation de signature pour les transports de corps avant mise en bière
• Gestion des mouvements des patients dans la GAM en dehors des horaires d’ouverture du Bureau des Admissions central
• Suivi et traitement des doublons en lien avec la référente identito-vigilance et le DIM et participation à des réunions mensuelles

QUALITES ET COMPETENCES REQUISES

Savoir-faire métier :

• Utilisation des différents outils informatiques (TrakCare/Clinicom, Cdri, Roc, CertDC, Pack Office…)
• Maitrise de la frappe au clavier
• Application stricte des consignes d’identification
• Application stricte des procédures dégradées en cas d’arrêt informatique
• Maitrise d’une langue étrangère appréciée

Qualités relationnelles :

• Capacité à travailler en équipe
• Capacité d’adaptation
• Esprit d’initiative
• Reporting auprès de son encadrement
• Rigueur et discrétion professionnelle
• Maîtrise de soi

Connaissances requises :

• Maitrise parfaite de l’outil informatique
• Communication / relations interpersonnelles
• Droit des usagers du système de santé
• Évaluation de la charge de travail
• Gestion administrative, économique et financière
• Organisation du travail

POSITION DANS LA STRUCTURE

Liaisons hiérarchiques

Directeur des affaires financières et du pilotage de gestion

Responsable du bureau des admissions

Cadre de proximité du bureau des admissions

Liaisons fonctionnelles

Equipe du bureau des admissions

Equipe du système informatique

Secrétariats médicaux, assistantes sociales, service de soins

DIM

Organismes d’assurance maladie obligatoire et complémentaire

Liaisons avec les pompiers, le SAMU, les ambulanciers, la police et les professionnels de santé

TEMPS DE TRAVAIL

Quotité de travail : 100%

Amplitude horaire :

08h30-21h00 7J/7 aux urgences (dimanche et jour férié), en repos variables

Permanence au minimum 1 week-end sur 2, avec ajustement au regard des nécessités de service

Pause méridienne de 30 minutes

Temps de travail annuel :

25 CA +1 fractionnement et 2 hors saison si conditions remplies

15 RTT

37H30 par semaine

Poste à pourvoir début octobre 2025